Excel hay phần mềm quản lý?

Bạn mới mở công ty và không biết nên lựa chọn giữa Excel hay phần mềm quản lý để quản lý công việc. Các phần mềm càng ngày càng được nâng cấp và quảng cáo tràn lan trên mạng xã hội. Vậy đâu là lời khuyên hữu ích cho doanh nghiệp của bạn?

Tham khảo các Khoá học Excel của Picassia

Phương pháp quản lý cổ điển nhất đó là trí nhớ, sau đó vì số lượng hàng hóa tăng cao, con người đã biết sử dụng sổ sách để ghi chép. Excel chính là một phiên bản nâng cấp cho sổ sách, khi bạn có thể dễ dàng thao tác, chỉnh sửa và tính toán ở bất cứ đâu với chiếc máy tính của mình.

Hiện nay, bởi thực trạng các công ty, cửa hàng đang mọc lên như nấm, thì vấn đề quản lý doanh nghiệp cũng gặp nhiều khó khăn. Để khắc phục vấn đề này, các phần mềm quản lý đã ra đời. Nhưng liệu các phần mềm này có phải là phương pháp thích hợp dành cho doanh nghiệp của bạn? Liệu phương pháp Excel cổ điển có còn lý tưởng?

Quản lý hàng hóa bằng Excel với Phần mềm bán hàng – Bên cũ bên mới bên nào lợi hơn?

Hãy đánh giá hai phương pháp này theo một số thang điểm để tìm ra ưu điểm riêng của cả hai loại nhé!

Hiệu quả quản lý

Excel có thể lưu trữ thông tin sản phẩm, thông tin khách hàng, tình trạng kho hàng,… theo từng file riêng thuận tiện cho việc theo dõi. Ngoài ra, file Excel còn có thể kết nối với các ứng dụng khác ví dụ như Microsoft Access, Microsoft Power BI,… Những phần mềm này có thể giúp bạn kết nối các file excel với nhau, từ đó tìm ra insight khách hàng, phát hiện ra các vấn đề của sản phẩm và phát triển doanh nghiệp tốt nhất.

Trái lại, phần mềm quản lý không thể kết nối vào mạng lưới các ứng dụng khác như vậy nhưng lại có thể lưu trữ toàn bộ thông tin chỉ với 1 vài thao tác nhỏ. Quản lý hàng hóa thông qua mã sản phẩm, mã vạch giúp việc thống kê hàng hóa nhanh chóng ngay tại các quầy thu ngân. Kiểm soát được mọi hoạt động và năng suất của toàn bộ nhân viên nhờ chức năng phân quyền can thiệp vào những mục khác nhau cho từng người, ai làm gì lúc nào đều được theo dõi sát sao và lưu lại vào lịch sử, chắc chắn không xảy ra gian lận.

Ngoài ra, phần mềm được xây dựng đa nền tảng nên có thể dùng trực tiếp trên trình duyệt, desktop hay trên thiết bị di động, nên bạn cũng có thể quản lý doanh nghiệp ở bất cứ đâu. Hỗ trợ lệnh tổng hợp giúp đơn giản hóa việc tính toán lợi nhuận lại chỉ trong vài thao tác. Thêm vào đó, phần mềm cho phép bạn truy xuất báo cáo bất cứ thời điểm nào, theo ngày, theo tuần hay theo tháng đều được.

Mức độ linh động

Các báo cáo làm từ Excel cùng hệ thống các ứng dụng phân tích doanh nghiệp của Microsoft cần được làm thủ công, nên sẽ tốn công sức, thời gian nhưng lại rất dễ chỉnh sửa và lấy được nhiều loại insight khác nhau.

Các báo cáo từ phần mềm quản lý có thể được trích xuất bất cứ lúc nào, ở đâu, tuy nhiên các mục báo cáo được mặc định bởi công ty phát hành. Những thông tin đa dạng khác mà bạn muốn lấy từ khách hàng sẽ không có sẵn. Việc tìm insight phát triển sản phẩm cũng khó khăn hơn.

Mức độ chống gian lận

Các thông tin nhập vào Excel hoàn toàn là thủ công nên việc sai sót hay gian lận hoàn toàn có thể xảy ra. Với những số liệu lớn, rất khó có thể phát hiện những gian lận này trong quá trình quản lý.

Các thông tin nhập vào phần mềm quản lý hoàn toàn tự động với sự trợ giúp của mã vạch. Cho nên việc gian lận sẽ khó xảy ra hơn, đồng thời hạn chế sai sót trong quá trình làm việc

Giá cả

Đây là vấn đề mà hầu hết các doanh nghiệp đều quan tâm nhiều nhất: sử dụng phương pháp nào sẽ tối ưu tài chính hơn.

Để sử dụng Excel, bạn cần kiểm kê hàng hóa thường xuyên, nhập dữ liệu thủ công. Vì vậy, chi phí tổn thất lớn nhất khi sử dụng phương pháp Excel đó là nhân công.

Các gói phần mềm quản lý hiện nay, bởi sự cạnh tranh thị trường nên giá cả cũng vô cùng cạnh tranh, nhưng giá quản lý tối thiểu 1 tháng có thể lên đến tiền triệu.

Vậy phương pháp nào là lý tưởng cho bạn?

Theo ý kiến cá nhân của tôi, nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ, mới lập, số lượng nhân viên nhỏ hơn 3, bạn nên sử dụng Excel để quản lý. Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ và vừa nhưng cũng có quy mô nhất định, số nhân công lớn hơn 5, bạn cần có sự trợ giúp của các phần mềm quản lý. Điều quan trọng là lợi nhuận của bạn cần lớn hơn số tiền dành cho phần mềm quản lý.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng đến sự trợ giúp của các phần mềm quản lý miễn phí như Trello, Notion,… Những phần mềm quản lý miễn phí này chắc chắn không thể có công năng nhiều như những phần mềm khác nhưng cũng sẽ hỗ trợ bạn phần nào.

Tuy nhiên, nếu bạn là một doanh nghiệp lớn hoặc đang phát triển mạnh mẽ, bạn cần sử dụng song song cả hai, phần mềm quản lý để quản lý cấp cơ sở, Excel để quản lý hệ thống. Bởi vì Excel và hệ thống các phần mềm phân tích của Microsoft sẽ là cánh tay đắc lực cho bạn khi phát triển sản phẩm và tăng quy mô doanh nghiệp.

Có thể thấy, Excel vẫn là một lý tưởng cho các doanh nghiệp lớn. Chính vì vậy, thành thạo Excel có thể trở thành một điểm cộng lớn của bạn trong mắt các nhà tuyển dụng. Nếu bạn vẫn chưa thành thạo Excel, đây là dấu hiệu cho biết bạn nên bắt đầu một khóa học Excel rồi đấy!